İletişimi
Engelleyen Başlıca Hususlar
1) Fiziksel
ve teknolojik hususlar
2) Sosyo-psikolojik
hususlar
Fiziksel ve teknolojik olarak iletişimde sorun
yaratanlar tahmin edilebileceği üzere mesajın mekanik olarak iletimine engel
olurlar. Yani mesaj ya hiç iletilemez ya da mekanik bir gürültü, bağlantının
sık sık kopması, haberleşmenin tümden kesilmesi vb durumlardır. Mesaj alıcıya
ya hiç iletilemez ya da tam olarak veya zamanında iletilemez. Bunlar tamiri ve
düzeltilmesi nispeten kolay hususlardır. Bizim açımızdan önemli olan
sosyo-psikolojik faktörlerdir. Bunların aşılması çok daha zor ve zahmetlidir.
Üzerinde ayrıntılı duracağız.
İletişimi
Engelleyen Sosyo-Psikolojik Faktörler
a)
Kişisel
Engeller
b)
Dil
Güçlükleri
c)
Yetersiz
Dinleme
d)
İfade
Yetersizliği
e)
Geri
Bildirimden Kaynaklanan Zorluklar
Şimdi
bu faktörlere yakından bakalım ve nasıl giderilebileceklerini öğrenelim:
a)
Kişisel
Engeller
İletişimin
iki temel unsurunun “gönderici” ve “alıcı” olduğunu söylemiştik. Kişisel
engeller dediğimiz sorun tam da burada söz konusu olan iki kişinin birbirinden
tamamen farklı kişisel özelliklere sahip olmalarından doğmaktadır. Kişisel
tarihleri, büyüdükleri sosyo-kültürel ortamlar, gelenek ve inançları, kültür
düzeyleri, duygusal durumları, idealleri ve tutkuları, alışkanlıkları vs
birbirinden tamamen farklı iki ayrı insan. İşte bu farklılık, gönderen
açısından bakarsak, oluşturulan mesajın niteliğini, seçilen sembolleri, ifade
biçimini belirlerken, alıcı açısından da mesajın içeriğini algılama,
değerlendirme ve anlama biçemini belirleyecektir. Alıcının göndericinin
mesajıyla iletmek istediği her şeyi algılayamayabileceğini, her hususu aynı
önemle değerlendirmeyeceğini tahmin etmek hiç de zor olmasa gerek. Bunun
ötesinde gönderici ve alıcı arasında var olan veya olmayan güvenin ve inancın
da mesajın alıcı tarafından doğru ve yeterli ölçüde algılanıp,
değerlendirilmesinde etkili olacağı unutulmamalıdır.
Bu
nedenle “gönderici” mesajını oluştururken hu hususları aklında bulundurmalı ve
özellikle iletmek istediği noktalara özel vurgular yaparak, altını çizerek,
başka biçimlerde yeniden ifade ederek (reformülasyon) mesajı desteklemelidir. Alıcının
dikkatini önemle vurgulamak istediği semboller üzerinde yoğunlaştırmalıdır.
b)
Dil
Güçlükleri
İletişim
araçları içerisinde en önemli olanı dil’dir. Yani insanın lisanıdır. Kişinin
ana diline hakim olması, lisanının inceliklerini bilmesi, özelliklerini ve imla
kurallarını yerli yerince kullanması iletişimde son derece önemlidir. Bazı
kelimeler birden çok anlam taşıyabilir. Mesajı oluşturan cümlelerin içinde
doğru sözcüğü doğru yerde ve doğru anlamda kullanmak gereklidir. Bir başka durumda
alıcı, göndericinin kullandığı bir sözcük veya kavramdan habersiz olabilir. Bu
durumda alıcı bilmediği bu sözcük ya da kavram ile ilgili yorumda bulunacaktır.
Yani bu sözcüğü bambaşka bir anlamda değerlendirebilecek ve ona başka bir anlam
yakıştırabilecektir.
Bütün
bu yanlış veya eksik anlama risklerini ortadan kaldırmanın yolu belli kavramları
farklı sözcüklerle tekrar tanımlamak olabilir. Özellikle farklı algılanıp değerlendirilmesinden
kuşkulanılan hususları yaygın olarak kullanılan kelimelerle ifadelendirmek sorunların
giderilmesinde etkili olacaktır.
Kelimeler
yanında şemalar, grafikler, çizim ve resimlerle desteklenen mesaj büyük ölçüde yanlış
ya da eksik anlaşılma riskinden kurtulacaktır.
Özellikle
resimler ve şekillerin kullanımı yüz yüze iletişimde yanlış anlamaların giderilmesinde
oldukça etkili olan yöntemlerdir.
Bunun
yanında vücut dili de yüz yüze iletişimde oldukça önemli bir role sahiptir. El sıkma,
yüz ifadesi, mimikler vb hal ve tutumlar sözlü ifademizi destekleyen etmenlerdir.
Vücut
dili bazen insanın söylediği ile yaptığı arasındaki farkı ortaya koyar.
c)
Yetersiz
Dinleme
Çoğu
zaman biz konuşurken karşımızdaki insanın bizi dinlemediğini fark ederiz. Bazen
insanlar karşılarındakini dinlemek yerine bir an önce onun bitirmesini ve kendi
söylemek istediklerine sıranın gelmesini sabırsızca beklerler. Hatta bazı kişiler
karşısındakinin ne söylediğiyle ilgilenmez bile. Oysa iletişimin doğru zeminde ve
süreklilik arz edebilmesi için temel şarttır dinlemek. Dinlememek ve dahası karşımızdakinin
meramını tam olarak anlatmasını beklemeden kendi düşünce ve fikirlerimizi söylemekte
acele etmek başlı başına sorunlu bir davranıştır ve etkin iletişimin önündeki en
büyük engeldir.
Bütün
bu olumsuzlukları yaşamamak için en başta iyi bir dinleyici olmak gerekmektedir.
“Söz
gümüş ise sükût(dinlemek) altındır” atasözümüz tam da buna işaret etmektedir.
Etkin
bir iletişim için kişi mesaj aldığı kimseye cevap vermeden önce aldığı mesajı kelime
ve duygular bakımından tekrarlamalıdır. Alıcı mesaj gönderenin durumunu kendi kelimeleri
ile yeniden ortaya koyarak (formüle ederek) algı ve değerlendirmesinin doğru olup
olmadığını sınayabilir. Bu karşıdakinin mesajını bire bir tekrarlamak demek değildir.
Ayrıca
bu tutum kişinin karşısındakinin fikir ve düşüncelerini dinlediğini ve onlara önem
verdiğini gösterir. Böylece iletişim halindeki iki insan arasında bir güven de tesis
edilir.
Doğru
dürüst dinlemeden sık sık kesilen sözler, ama, fakat, evet ama vb şekildeki ifadeler
hem iletişimi engeller ve hem de son derece olumsuz bir atmosfer yaratırlar.
d)
İfade
Yetersizliği
İnsanlar
genellikle vermek istedikleri mesaja ilişkin kurdukları cümleleri, kendi bildikleri,
haberdar oldukları olay ve durumdan karşıdaki de aynı derecede bilgi sahibi ve haberdarmış
gibi davranırlar. Bu durum onların ifadelendirmelerinin yetersiz olmasına yol açar.
Oysa hem muhatabımız bizim bildiklerimizi
bilmiyor olabilir hem de detaylı ve uzun bir anlatımla daha doğru bir algı ve değerlendirme
yapabilen birisi olabilir. Bazı kimseler kısaca anlatılanları çabucak anlasa da
bazı başka kimseler daha uzun anlatıma ihtiyaç duyabilirler.
Burada
dikkat edilmesi gereken iki husus vardır. 1) mesajı gereksiz ayrıntılara boğarak
özü kaybetmemeliyiz. Ancak öte yandan; 2)
mesajımızı tam ve doğru algı ve değerlendirmeye elvermeyecek kadar kısa ve fakir
bırakmamalıyız.
e)
Geri
Bildirimden Kaynaklanan Zorluklar
Geri
bildirim mesajın tam ve doğru bir şekilde alınıp alınmadığı konusunda göndericiye
bilgi vermektedir. Böylece gönderici bir sonraki adımını planlar ya da bir sonraki
adıma geçmeden önce eğer var ise eksik veya yanlış algı ve değerlendirmeyi düzeltmek
için yeni bir mesaj hazırlar. Geri bildirim sadece bir kişi ile bir başka kişi arasındaki
iletişimde değil bir kişi ile belli bir topluluk (üyeler, çalışanlar, partililer,
öğrenciler, seçmenler, toplum vs) arasındaki iletişimin etkinliği konusunda göndericiye
yol gösterir.
Gönderici,
hedef kitlesini nasıl, ne derece etkilediği, onlarda ne gibi davranış ve tutum değişiklikleri
yarattığı, istediği hedefe ulaşmada hangi aşamada olduğu veya ne ölçüde başarılı
olduğu konusunda bilgilenmek için geri bildirime ihtiyaç duyar. Böylece bir takım
düzeltmeler yapabilecek ve hedefe ulaşmak için yeni tedbirler alabilecektir.
Geri
bildirim mesajın yansıtılmasıdır. Bu nedenle bir değerleme işlemi değildir. Tam
tersine alınan mesajın yeniden tanımlanmasıdır. Böyle olmak yerine, yani tanımlamak
yerine mesajı değerleyerek geri bildirimde bulunmak göndericinin tepkisine ve savunmaya
geçmesine neden olabilir. Bu nedenle geri bildirimde bulunurken alınan mesajın nötr
olarak yani değerlendirmeden göndericiye ulaştırılmasına dikkat edilmelidir. Bu
iletişimin kesilmemesi ve ilişkilerin bozulmaması açısından önemlidir.
Geri
bildirimde bulunurken genellemelerden kaçınmalı, mesajın özüne dair bir yansıtmada
bulunmalıdır. Bir örnek vermek gerekirse;
“Siz
despot bir insansınız” demek yerine, “Az önceki davranışınızla emrivaki yaptığınızı
düşünüyorum” diyebilirsiniz.
Geri
bildirimde bir diğer önemli nokta geri bildirimin zamanında yapılmasıdır. Yani mesaj
alındıktan hemen sonra. Ancak o zaman gönderici
üzerinde istenilen etki uyandırılabilecektir.